Recomendações para a preparação de textos longos utilizando MS-Word e MS-Excel

Waldemar Hachich (21/6/99)


Introdução

Verificação de ortografia

Formatação de parágrafos

Títulos e legendas (figuras, tabelas e equações)

Inserção de figuras

Gráficos do Excel

Controle de impressão em diferentes impressoras



Introdução

Gostemos ou não, o fato é que todos nós dependemos mais e mais dos microcomputadores para prepararmos nossos relatórios e textos em geral. Em ambiente acadêmico, onde são freqüentes textos longos, requisitos de homegeneidade e consistência requerem especial cuidado nessa preparação.

Cedendo à realidade da onipresença dos "softwares" da Microsoft, resolvi reunir algumas recomendações, fruto de muita experimentação com o Word e com o Excel, "softwares" esses que, em conjunto, têm sido responsáveis por, provavelmente, mais do que 80% do que se apresenta nas dissertações e teses. Ainda assim, os princípios básicos aqui apresentados se aplicam a quaisquer outros "softwares", e praticamente todos eles oferecem recursos semelhantes, ainda que diferentemente implementados.

Estas recomendações podem ser úteis mesmo em textos de uma ou duas páginas, mas a sua real relevância está nos textos extensos.

Você tirará maior proveito se dispuser de um texto em Word e de uma planilha em Excel (com gráfico) e se puder mantê-los abertos enquanto lê estas recomendações. Dessa forma você poderá "circular" entre elas, o texto e a planilha e ir experimentando as sugestões. Pressupõe-se um conhecimento operacional de ambos os programas, do ambiente Windows e de um navegador Internet.

Para muitos dos leitores estas observações parecerão absolutamente triviais. Mas certamente haverá alguns que poderão tirar algum proveito. É para eles que elas foram escritas.

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Verificação de ortografia

Não há desculpa para não se utilizar o verificador ortográfico. Duas possibilidades:

Ferramentas/Opções/Ortografia e gramática/Verificar ortografia ao digitar

Ferramentas/Ortografia e gramática

Para que o "software" utilize o dicionário correto, informe sempre a língua em que o texto está escrito, utilizando:

Ferramentas/Idioma/Definir idioma

Sempre verifique o aspecto final do documento, utilizando:

Arquivo/Visualizar impressão

Não, não basta ver o texto à medida em que ele vai sendo digitado; essa simplesmente não é a ferramenta correta. A reprodução fiel da impressão só pode ser obtida com o comando acima. Lembre-se de que ao trocar de impressora poderá ocorrer alteração do aspecto do texto.

Uma última recomendação neste ítem: deixe sempre visíveis todos os caracteres não imprimíveis. Use:

Ferramentas/Opções/Exibir/Caracteres não imprimíveis/Todos

ou clique no ícone correspondente na barra de ferramentas (¶).

Por que? Porque é importante, por exemplo, você saber se a sua seleção inclui o sinal de final de parágrafo (¶) ou não! Ao aplicar um formato (itálico, por exemplo), se você incluir o sinal de final de parágrafo na formatação, os parágrafos seguintes (obtidos com um <Enter> no final da linha) também estarão em itálico. Caso contrário a formatação se aplicará apenas à parte do texto selecionada.

Este foi apenas um exemplo da importância do sinal de final de parágrafo. Aqui vai um outro. Já não lhe aconteceu de, ao tentar juntar dois parágrafos em um único, este ficar com a formatação do segundo (justificado, por exemplo) quando você queria a do primeiro (centralizado)? Isso pode ter acontecido porque, estando no início do segundo parágrafo, você promoveu a união utilizando a tecla <Backspace>. Ao fazer isso, você eliminou o sinal de final do primeiro parágrafo, que continha a informação de formatação (centralizado). O parágrafo único passa a ter a formatação registrada no único sinal de final de parágrafo agora disponível, aquele que antes pertencia ao segundo parágrafo (justificado).

E assim por diante: todas as informações de formatação do parágrafo estão armazenadas no sinal de final de parágrafo (¶). Se ele não estiver visível, você terá menor controle da aparência do seu texto. Em particular, somente se ele estiver visível você poderá controlar a aplicação de uma regra que considero básica e que será discutida no item seguinte: seu texto não deve ter parágrafos "em branco", pois essa é uma forma inadequada de introduzir espaçamento vertical.

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Formatação de parágrafos

Garanta que o seu texto tenha uma aparência homogênea, consistente da primeira à última página. Seguem algumas recomendações para tanto.

Se você quer um espaço maior entre dois parágrafos -- por exemplo, porque um deles é um título --, não faça o que quase todo mundo faz, que é acrescentar um ou mais parágrafos em branco naquela posição, digitando <Enter>. Por que? Porque é muito provável que haja outros pontos do texto com situação exatamente idêntica a essa e em cada um deles você vai ter que se lembrar de inserir exatamente o mesmo número de parágrafos em branco. Deixe que o computador se lembre disso por você! Como?

Formate seus parágrafos:

Formatar/Parágrafo

Nessa caixa de diálogo você poderá escolher exatamente o espaçamento que deseja antes desse parágrafo. Na verdade, a questão de "espaçamento antes" foi apenas um pretexto para levá-lo até essa caixa de diálogo, na qual você poderá escolher não apenas isso mas também o espaçamento depois do parágrafo, o espaçamento entre as linhas do próprio parágrafo, o alinhamento, os recuos, etc..

Feito isso você terá um parágrafo com o aspecto desejado, inclusive em relação aos seus vizinhos. Sempre que quiser que um outro parágrafo tenha exatamente o mesmo aspecto, você poderá copiar a formatação desse parágrafo, utilizando um comando que normalmente não aparece nos menus mas que tem um ícone nas barras de ferramentas: o Pincel. Selecione o parágrafo cuja formatação você quer reproduzir e clique no Pincel da barra de ferramentas. Em seguida, selecione com o mouse o parágrafo que você deseja formatado do mesmo modo e ele automaticamente adquirirá o mesmo formato do outro.

Ok, agora você não precisa mais se lembrar de quantos parágrafos em branco inseriu, por exemplo, entre um título e o parágrafo seguinte. No entanto, ainda terá que ficar "pincelando" formatos de um lugar para outro. Há um jeito mais fácil: dar um nome a esse "estilo" de parágrafo e, a partir daí, aplicar esse "estilo" aos parágrafos desejados.

Use estilos:

Formatar/Estilo/...

para definir um .../Novo estilo a partir de qualquer estilo pré-existente ou para .../Modificar qualquer um dos estilos pré-existentes.  Você pode .../Listar todos os estilos do Word, apenas os estilos em uso ou os estilos definidos pelo usuário. Na caixa de diálogo correspondente você verificará que um Estilo pode reunir não apenas todas as informações de formatação do próprio parágrafo (.../Formatar/Fonte, Parágrafo, Tabulação, Borda, Idioma, Moldura, Numeração), mas também informações sobre o .../Estilo do parágrafo seguinte.

Parece muito trabalho, mas é o tipo do trabalho que não precisa ser repetido sempre. Os estilos criados ficam incorporados ao arquivo em que você está trabalhando. E, se quiser, você pode também .../Adicionar ao modelo. Esse "modelo" é o arquivo do tipo .dot que forneceu os estilos básicos quando você criou o arquivo em que está trabalhando (leia adiante). Estilos podem ser reaproveitados, tanto a partir de arquivos "modelo" quanto a partir de documentos previamente criados por você. Como?

Utilizando

Formatar/Estilo/Biblioteca

você pode copiar os estilos disponíveis em qualquer outro arquivo (por exemplo, aqueles já criados por você anteriormente). Na caixa de diálogo correspondente aparecem normalmente duas janelas de estilos: a da esquerda corresponde ao arquivo em que você está trabalhando e a da direita ao arquivo Normal.dot, que é o Modelo global que fornece os estilos básicos quando você abre um Arquivo/Novo (utilizando o modelo Geral/Documento em branco -- a propósito, há uma série de outras opções de modelos, na caixa de diálogo de abertura de arquivo novo, além do que você também pode criar seus próprios modelos!). Feche o arquivo da janela da direita (Fechar arquivo) e, em seguida, abra qualquer arquivo cujos estilos deseje copiar (Abrir arquivo). Os estilos desse arquivo aparecerão na janela da direita. Selecione aqueles que deseja e clique no botão Copiar para copiá-los para a janela da esquerda (arquivo em uso); os estilos anteriormente criados por você em outro arquivo estão agora disponíveis para aplicação no arquivo em que você está trabalhando.

Embora você possa criar seus próprios estilos, aí vai uma sugestão importante: comece por experimentar os (muitos!) estilos já fornecidos pelo próprio Word. Se você criar estilos demais, quando precisar aplicá-los não se lembrará de qual escolher!

Os estilos básicos estão normalmente acessíveis na Barra de Ferramentas de Formatação (em geral na parte superior da tela, à esquerda, na caixa onde comumente está indicado o estilo Normal). Mas se o estilo desejado não estiver nessa lista, você poderá acrescentá-lo a ela e, ao mesmo tempo, aplicá-lo ao parágrafo selecionado, utilizando:

Formatar/Estilo/Listar/...

para listar todos os estilos e, depois de selecionar o estilo desejado, aplicando-o (.../Aplicar).

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Títulos e legendas (figuras, tabelas e equações)

Qualquer trabalho precisa de um índice analítico. Dissertações e teses precisam também de listas de figuras e de tabelas, que têm que ser numeradas (todas!), assim como as equações. Utilize os recursos do "software" para não ter que se preocupar com as tarefas tediosas de controlar o número sequencial das figuras, tabelas e equações, e de elaborar os índices.

Utilize os estilos pré-definidos Título 1 a Título 9 para formatar os seus títulos de capítulos, itens e sub-itens.

Fazendo isso, a elaboração do índice do documento será meramente uma questão de utilizar:

Inserir/Índices/Índice analítico

passando por algumas escolhas relacionadas ao aspecto geral do índice (número de níveis de sub-itens a ser incluído, alinhamento dos números de páginas, caracteres de preenchimento, etc.). Lembre-se de que o índice será incluído na posição em que estiver o seu cursor e de que as páginas ocupadas pelo próprio índice serão computadas na paginação.

Lembre-se de que esse índice é criado pelo "software" a partir de parágrafos formatados com os estilos Título 1 a Título 9. Você deve, portanto, reservar esses estilos exclusivamente para os parágrafos que deseja listados no índice. Por outro lado, se você não estiver plenamente satisfeito com esses estilos (por exemplo, se desejar que os seus capítulos, itens e sub-itens sejam numerados de uma forma escolhida por você), não crie estilos novos (pois eles não seriam incluídos no índice): modifique os estilos Título 1 a Título 9.

Todos os índices do Word são, na verdade, campos (como em um formulário) que não podem ser modificados diretamente. Para atualizá-los, se tiver feito alguma modificação no texto que possa resultar em alteração no seu índice, selecione o índice e pressione F9. Se quiser desvincular os campos e transformá-los em texto comum (passível de modificação direta), selecione o índice e pressione CTRL+SHIFT+F9.

Rotule cada nova figura, tabela ou equação

Utilizando

Inserir/Legenda

e escolhendo Figura, Tabela ou Equação você obterá automaticamente a numeração sequencial desejada e só precisará complementar a legenda inserida com o rótulo escolhido por você para a figura, tabela ou equação. O comando permite ainda algumas configurações de numeração e a criação de outros nomes de legendas (além dos três pré-definidos).

A principal vantagem, porém, é que ao final você poderá criar as listas de figuras e tabelas simplesmente utilizando:

Inserir/Índices/Índice de figuras

e escolhendo Figura, Tabela ou Equação, além das escolhas relacionadas ao aspecto.

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Inserção de figuras

Um dos aspectos mais perturbadores da inserção de figuras utilizando Copiar e Colar é que as figuras ficam "flutuando" sobre o texto, mudando sua posição de inserção em função de alterações do texto ou do tamanho da própria figura.

Se desejar que a figura ocupe uma posição bem definida, não utilize Editar/Colar (tampouco o ícone correspondente da Barra de Ferramentas). Depois de haver armazenado a figura na área de transferência (tendo utilizado, para tanto, o comando Copiar, no próprio Word ou em qualquer outro programa -- Excel, por exemplo) use:

Editar/Colar especial

e não clique em Ok sem antes retirar a marca da opção Flutuar sobre texto. Se essa opção não estiver acessível, modifique o tipo de colagem na caixa Como (o tipo Figura em geral permite a opção).

Procure inserir cada figura em um parágrafo dedicado a ela.

Assim procedendo, você terá todos os recursos de formatação de parágrafo (alinhamento, recuos, espaçamentos, etc.) à sua disposição para posicionar a sua figura na página e em relação ao restante do texto.

Para um melhor controle de posicionamento de figuras, insira cada uma delas em uma célula de uma Tabela.

Uma tabela oferece recursos ideais para posicionamento de figuras, particularmente para dispô-las lado a lado. Se desejar, por exemplo, posicionar seis figuras (ou gráficos) em uma página, em duas colunas de três figuras cada, utilize:

Tabela/Inserir tabela

e escolha o número apropriado de colunas (2) e de linhas (3). As figuras poderão ser inseridas em cada célula utilizando o procedimento já descrito. É evidente que essa Tabela não precisa ser rotulada como tabela. Na verdade, cada célula pode, se desejado, receber um rótulo para a figura respectiva. E além disso, essa tabela também não precisa ter aparência de tabela: selecione a tabela (Tabela/Selecionar tabela) e, com ela selecionada, elimine as molduras (Formatar/Bordas e sombreamento/Bordas/Nenhuma). Dessa forma é possível obter figuras lado a lado sem nenhum indício de que foi utilizada uma tabela para obter esse efeito (comprove utilizando Arquivo/Visualizar impressão)

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Gráficos no Excel

A preparação de gráficos no Excel requer alguns pequenos cuidados para preservação da homogeneidade. É muito comum, por exemplo, para efeito de comparação de resultados, a necessidade de elaboração de diversos gráficos do mesmo Tipo, bastante semelhantes entre si, cuja diferença está exclusivamente nas Seqüências de dados e, conseqüentemente, no Título do gráfico.

Produza um primeiro gráfico e incorpore a ele todas as Opções de gráfico desejadas.

Certifique-se também de que todos os textos do gráfico, inclusive legendas estejam com a mesma Fonte, nos tamanhos, cores e demais especificações desejadas. Certifique-se, enfim, de que tudo aquilo que puder ser formatado (inclusive Padrões de linhas, de marcadores, da área de plotagem e da área do gráfico, etc.) esteja formatado ao seu gosto, ou seja, de que o gráfico esteja com a aparência final com a qual você pretende que ele seja impresso.

Copie, na planilha ou para outras planilhas, esse gráfico "modelo", tantas vezes quantos forem os gráficos do mesmo Tipo desejados.

Em algumas situações bastará alterar as Seqüências de dados e o Título do gráfico para obter o gráfico seguinte, com aparência e tamanho exatamente iguais aos do primeiro. Em outras poderá haver necessidade de outras alterações, mas o estilo poderá ser preservado ao máximo.

A inserção de gráficos do Excel em documentos do Word não é diferente da inserção de qualquer outra figura.

Procure, porém, inserir os gráficos já no seu tamanho final, compatível com o local de inserção no documento do Word. Se você fizer grandes ajustes de tamanho nesses gráficos, depois de inseridos no Word, diferentes ajustes levarão a diferentes tamanhos de letras, etc., o que prejudicará a homogeneidade da apresentação do trabalho impresso. Ou seja:

Faça no próprio Excel os ajustes de tamanho necessários para a inserção do gráfico no documento do Word.

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Controle de impressão em diferentes impressoras

Seria desejável que, uma vez criado, formatado e paginado, um mesmo texto pudesse ser reproduzido idênticamente em diferentes impressoras. Impressoras diferentes podem, porém, implementar de forma ligeiramente diferente as Fontes de caracteres (por exemplo, quanto ao espaçamento proporcional entre algumas combinações de letras). Em conseqüência pode acontecer, por exemplo, de alguns parágrafos ocuparem uma linha a menos em uma das impressoras, o que pode se refletir nas Quebras de página automáticas.

Não existe solução plenamente satisfatória para esse problema. A regra geral é:

Minimize a flexibilidade e os ajustes automáticos.

O limite extremo dessa regra seria introduzir quebras de página manuais ao final de cada página (Inserir/Quebra/Quebra de página). Os resultados, porém, são inaceitáveis sempre que for necessário introduzir uma quebra de página no meio de um parágrafo justificado.

A utilização de parágrafos alinhados à esquerda reduz o problema, não apenas por tornar viável a solução anterior, mas principalmente porque minimiza as diferenças entre as impressoras ao eliminar a flexibilidade dos espaços adicionais introduzidos automaticamente pelo processador de texto para obter parágrafos justificados. Muitas vezes, porém, parágrafos justificados são muito desejáveis ...

É claro que um texto não se pode escravizar à sua forma, mas vale lembrar que as diferenças aparecem com maior freqüência em parágrafos longos (mais do que 7 a 8 linhas). E que parágrafos curtos maximizam as chances de uma quebra de página poder ser colocada ao final do parágrafo e não no meio dele.

Se você precisar imprimir as páginas com figuras em uma impressora diferente (colorida, por exemplo) daquela utilizada para as demais páginas (laser, por exemplo), procure, na medida do aceitável para a leitura confortável do texto, reunir figuras em páginas exclusivas de figuras (sem texto exceto as legendas das próprias figuras). Pequenos ajustes de tamanhos de figuras podem ajudar a reservar uma página inteira para figuras.

Tomadas algumas dessas providências, com a devida parcimônia para não sacrificar o conteúdo pela forma, só resta proceder aos ajustes manuais finais.

Instale os drivers das duas (ou mais) impressoras em seu computador e passe à comparação e aos ajustes manuais necessários.

A forma mais fácil de fazer esse ajuste é ter o Word numa janela e, em uma pequena janela lateral, o gerenciador de impressoras (Iniciar/Configurações/Impressoras). A propósito, se ainda não o fez, é nessa segunda janela que você instalará os drivers das impressoras desejadas.

Na janela do Word utilize Arquivo/Vizualizar impressão para inspecionar o aspecto final do documento impresso. Esse aspecto será aquele correspondente à impressora que, no momento, estiver definida como impressora padrão. Na janela do gerenciador de impressoras clique na outra impressora com o botão direito do mouse, e a seguir com o botão esquerdo em Definir como impressora padrão. Acompanhe na janela do Word as diferenças que a troca de impressora poderá produzir no aspecto final do documento. Identifique a primeira página em que se faz necessário um ajuste e implemente-o no Word.

Lembre-se de que se uma quebra de página está em posição ligeiramente diferente em uma das impressoras, mas essa diferença não implica nenhuma mudança de página que possa afetar os índices (item, sub-item, figura, tabela, equação), talvez seja preferível deixá-la como está. Só vale a pena efetuar ajustes se a diferença for suficientemente grande para:

Efetuado esse primeiro ajuste, volte à comparação, lembrando-se de que na barra de ferramentas da tela de Visualização da impressão é possível escolher diversos níveis de zoom, inclusive para visualização simultânea de diversas páginas. Experimente esse recurso até determinar o nível que lhe permite identificar e implementar mais eficientemente os ajustes seguintes.

Os ajustes mais simples e eficazes estão relacionados à formatação dos parágrafos.

Inserir Quebras de página manuais é um último recurso, conforme já discutido, se for absolutamente indispensável quebrar um parágrafo no seu interior.

Normalmente será mais eficaz formatar o último parágrafo da página utilizando:

Formatar/Parágrafo/Quebras de linha e de página

e selecionando, pela ordem e na medida das necessidades:

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Waldemar Hachich
Coordenador da Pós-Graduação em
Engenharia de Solos da EPUSP (21/6/99)

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